Visie prijsstijgingen

Hoe om te gaan met problemen rond uitzonderlijke prijsstijgingen en leveringsproblemen

Wilt u als particulier vandaag de dag uw zolder laten verbouwen? Dan zult u merken dat offertes van uw leverancier sky-high zijn en levertijden ongewis. Als particulieren dit al meemaken, dan is de (infrastructurele) bouwsector vast geen uitzondering? Inderdaad. Prijsstijgingen en onzekerder levertijden zijn een gegeven. Hoe hiermee om te gaan als overheidsinstantie of bedrijf? Bij wie ligt het risico op prijsstijging of verlenging van de bouwtijd?

Bij Rainbow Management geloven we dat een project het meest succesvol is bij een goede en eerlijke samenwerking. In die situatie wordt de aannemer niet uitgeknepen maar verdient een gezonde boterham. En de overheid wordt geen poot uitgedraaid, maar krijgt waar voor zijn geld. Hoe moeten we in zo’n situatie omgaan met de extreme prijsstijgingen?

Het juridische kader levert handvatten maar uiteindelijk willen we er praktisch mee omgaan. Bovendien is het aan beide partijen om de gevolgen te minimaliseren. De fase van het project bepaalt welke maatregelen je mogelijk kan nemen.

Juridisch

Het Burgerlijk Wetboek, de uav 2012, de UAV-gc en de rechtspraak zeggen allemaal iets over het recht op verrekening. Er zitten nuanceverschillen in, maar de voorwaarden voor het recht op verrekening komen neer op:

1. De opdrachtnemer kon en hoefde bij het bepalen van de prijs geen rekening te houden met de kans op de gegeven omstandigheden en…
2. de omstandigheden niet aan opdrachtnemer kunnen worden toegerekend en…
3. het gaat om een aanzienlijke kostenverhoging.

Ten slotte is het principe dat in rechtspraak ook toegepast wordt dat het “normale ondernemersrisico” niet vergoed wordt. Wat betreft het tweede punt is voor extreme prijsstijgingen duidelijk dat de opdrachtnemer deze niet toegerekend kunnen worden.

Met betrekking tot het derde punt gaat de rechter voor het aanzienlijkheidsvereiste uit van 5% tot 10% van de aanneemsom en voor het ondernemersrisico van 10% tot 20% van de materiaalprijs. Voor het bepalen van de stijging van de prijzen is het van belang welke prijzen zijn gestegen, wanneer ze zijn gestegen en wanneer het betreffende is gekocht.

Dit hangt weer samen met punt 1: had de opdrachtnemer hier rekening mee kunnen houden of heeft hij hiermee al rekening gehouden? Hoe de opdrachtnemer (maar ook de opdrachtgever) hiermee rekening kunnen houden, volgt hieronder.

1. Bepaal beleid
Met betrekking tot het juridische is het voor de aanbestedende dienst aan te raden om beleid te formuleren. Denk hierover na, ongeacht of het specifieke percentage voor ondernemersrisico of aanzienlijkheid arbitrair is. Denk hier over na, sluit aan bij de rechtspraak en leg dit vast. Opdrachtnemers weten op die manier waar ze aan toe zijn en dit zorgt voor transparantie en gelijkheid over de projecten heen.

Wat vaak voorkomt, is dat er in de nota gevraagd wordt om uitzonderlijke prijsstijgingen onder overmacht te scharen, zoals vaak verwoord in de algemene voorwaarden. Als opdrachtgever hoeft daartoe niet worden overgegaan: die kan met betrekking tot uitzonderlijke prijsstijgingen een aparte bepaling opnemen hoe hiermee omgegaan wordt -zonder de term overmacht te veranderen.

2. Maak het project zo min mogelijk afhankelijk van een specifiek materiaal
Dat het stijgen van materialen een probleem is, komt mede voort uit de afhankelijkheid van het materiaal. Hoe meer nodig is van een bepaald materiaal dat (in de toekomst) duur of schaars kan worden, des te groter het risico voor het project. Vraag tijdens een marktconsultatie aan de markt gericht vragen over beschikbaarheid en potentiële kostenstijging van materialen. Bedenk of vraag om alternatieven in het ontwerp, waardoor een risicovol materiaal (deels) vervangen kan worden door een ander materiaal. Tijdens de contractvorming kan overwogen worden om geen specifieke materialen te eisen, maar functioneel te specificeren en de vrijheid aan de markt te laten.

Tijdens de uitvoering kan alsnog overwogen worden om wijziging in te dienen en een ander materiaal toe te passen. Ook kan gedacht worden aan de mogelijkheid om de scope te versoberen door een deel van het werk uit de scope te halen. Dit deel kan eventueel herontworpen met een ander materiaal of de uitvoering daarvan kan op een later moment uitgevoerd worden, wanneer de betreffende markt minder overspannen is.

3. Neem de markt serieus
Het is aan de markt om te waarschuwen voor bepaalde risico’s. Het is aan de opdrachtgever om vervolgens actie te ondernemen. Geeft de markt tijdens de aanbestedingsfase aan dat een bepaald materiaal risicovol is qua prijs? En is dit een reden om niet in te schrijven? Dan kan je als opdrachtgever overwegen om van het materiaal een stelpost te maken of de prijs vast te leggen. Door het risico bij de markt te houden, kan een marktpartij ten onder gaan als hij toch (laag) inschrijft. Ook kan de prijs onnodig opgedreven worden of er schrijven zich te weinig of geen partijen in, waardoor de aanbesteding ongeldig is.

4. Koop zo vroeg mogelijk in
Analyseer als opdrachtnemer van de materialen of er een risico is dat deze kosten gaan stijgen. Overleg met opdrachtgever over de mogelijkheden om materialen bij de start in te kopen. In veel betalingsregelingen is de levering van een materiaal gekoppeld aan de realisatie. Hierdoor heeft de opdrachtnemer baat bij het zo laat mogelijk inkopen van materiaal. Kies als opdrachtgever voor een andere betalingsregeling, waarbij je dit loskoppelt. Zo heeft de aannemer de vrijheid om zo snel mogelijk in te kopen. Als opdrachtgever kun je ook overwegen om prijsgevoelige materialen bij de start zelf in te kopen. Hiermee voorkom je dat toekomstige prijsstijgingen effect hebben op het werk en heb je eerder zekerheid over het projectresultaat. Heeft de opdrachtnemer geen opties voor opslag? Dan kan er nagedacht worden over locaties van de opdrachtgever. En denk na over de kostenverdeling, inclusief eventuele beveiliging.

4. Bepaal objectief en onderbouwd wat het effect van prijsstijgingen op het project is
Is er daadwerkelijk sprake van prijsstijgingen en kunnen deze niet opgevangen worden door andere materiaalkeuze of vroeg inkopen? Dan is het van belang welke prijzen zijn gestegen, wanneer ze zijn gestegen en wanneer het betreffende materiaal is gekocht. Hiervoor bestaan formules die uitgaan van materiaalindexen. Leg deze naast de daadwerkelijke inkoop. Dat een opdrachtnemer een mogelijk “ijzeren” voorraad heeft, laten wij buiten beschouwing. Deze heeft de opdrachtnemer immers op eigen initiatief en kosten aangelegd en zal hij op basis van inmiddels gestegen prijzen weer aan moeten vullen. Houd er overigens rekening mee dat indexen vaak achterlopen op de daadwerkelijke prijzen. Het is aan te raden om de verrekening pas aan het einde van het project vast te stellen.

Het is in beginsel aan de opdrachtnemer om aan te tonen dat prijsstijgingen impact hebben op het project en hiervoor tijdig te waarschuwen. Zorg er dus als opdrachtnemer voor dat de administratie op orde is. Wanneer heb je wat voor welk project ingekocht? En houd de prijswijzigingen in de markt goed bij. Bovendien, hoe beter de opdrachtnemer dit aan de opdrachtgever kan onderbouwen, des te beter de opdrachtgever in staat gesteld wordt om de stijging van kosten intern te verantwoorden. Pak het snel op en zorg er samen met opdrachtnemer voor dat het goed onderbouwd wordt. Dan is er geen reden om aan te nemen dat hierdoor niet rechtmatig of doelmatig geld wordt besteed. Laat het issue, indien mogelijk, door een apart team oppakken. Zo wordt de doorgang van het project niet gefrustreerd.

Ten slotte, zoals gezegd, geloven wij in een eerlijke samenwerking. Dit betekent ook dat er niet alleen oog moet zijn voor extreme prijsstijgingen, maar ook extreme prijsdalingen. Normale prijsstijgingen en -dalingen komen voor rekening (of ten gunste) van de opdrachtnemer. Wanneer er echter extreme prijsstijgingen vergoed worden, moeten extreme prijsdalingen ook verrekend worden. Het is aan beide partijen om hier scherp op te zijn.