Strategisch Omgevingsmanagement

Projectomschrijving

Al bij mijn eerste project in 2009 prijkte op de eerste plaats van het risicodossier het risico: ‘Oplevering en overdracht naar beheer duren langer dan gepland.’ Anno 2022 lijkt er weinig veranderd. Het probleem van opleveren aan beheer is hardnekkig. Hoe ontstaat het en wat kun je doen om samenwerking van de grond te krijgen?

Probleem: de strijd tussen realisatie en beheer

In elke projectorganisatie heeft het probleem van oplevering aan beheer weer een andere verschijningsvorm. Bij het eerdergenoemde project in 2009 lag het probleem vooral bij de opdrachtnemer en dat het overdrachtsdossier “goed” moest zijn. Een van de maatregelen was: vanaf de start van het project opleverdossier vullen en de beheerder vanaf de start meenemen in het opleverdossier en opleverproces.

In de loop van de jaren heb ik gemerkt dat de oorsprong van het probleem altijd ligt in de strijd tussen realisatie (het project) en beheer.

Scenario 1: realisatie koning

Bij de ene organisatie delft beheer het onderspit. De beheerorganisatie wordt niet of nauwelijks betrokken bij de realisatie van het project. Bij oplevering blijken er funeste keuzes gemaakt te zijn, die het beheer onmogelijk, moeilijker of in ieder geval duurder maken. De beheerder krijgt minimale tijd en gelegenheid om bezwaarpunten in te brengen. Als deze uitblijven, gaat het project verder met de oplevering. De projectleider is gevlogen en de beheerder heeft het project te accepteren en onderhouden zoals het is opgeleverd. Ik heb zelfs meegemaakt dat een evidente ontwerpfout (afschot afvoer de verkeerde kant op) geaccepteerd moest worden. De beheerder moest maar een drukgemaal aanbrengen. Realisatie was koning.