Door Pieter Overtoom, Rainbow Management
De goedkoopste inschrijving is vaak de inschrijving waarin het meeste ongezegd is gebleven. Niet omdat iemand daar slordig was, maar omdat het systeem het zo heeft ingericht.
Een contract is niet bedoeld om elke gebeurtenis te voorspellen. Het is bedoeld om te voorzien in een manier van omgaan met wat je niet had voorspeld. Dat begint bij iets simpels: benoem vooraf wat je al weet of redelijkerwijs kunt verwachten.
In de praktijk gebeurt dat te weinig. En dat is opvallend, want de reden ligt niet bij onkunde.
Een systeem, geen slordigheid
Stel dat je als opdrachtgever precies uitschrijft wat je van een project verwacht, inclusief het beoogde gebruik en de risico’s die daarbij horen. Dan krijg je duurdere aanbiedingen. Logisch: wat je benoemt, wordt geprijsd.
Stel dat je als inschrijver een gat ziet in de aanbestedingsstukken, een risico dat niet is uitgeschreven. Vraag je er in de nota van inlichtingen naar, dan deel je die vraag met alle concurrenten. Iedereen weet nu waar het risico zit. En jouw eigen aanbieding wordt er ook duurder door.
Niemand in die aanbesteding heeft iets verkeerd gedaan. Er zit een prikkel in het systeem die iedereen aanmoedigt om te zwijgen, aan beide kanten van de tafel.
Dat is geen verwijt aan wie er ook aan de knoppen zit. Het is een patroon dat we alleen samen kunnen veranderen, want het verandert niet zolang maar één kant zijn gedrag aanpast.
Waar het risico terugkomt
Wat je vooraf niet benoemt, verdwijnt niet. Het verschuift naar na gunning en duikt daar op als een discussie over voorzienbaarheid.
En dat is een oneerlijke discussie. “Dat had je kunnen weten” is achteraf altijd makkelijker vol te houden dan vooraf. Met het project in uitvoering, met alle informatie die inmiddels boven water is, lijkt bijna alles voorzienbaar geweest. Op het moment van aanbesteden lag dat anders.
Belangrijker dan de vraag of iemand slordig was, is de vraag wat er in de stukken had kunnen staan en waarom het er niet in staat.
Terugkijken om het patroon te zien
Kijk naar de afgelopen jaren, en het patroon herhaalt zich. Brandstof- en energieprijzen. Netcongestie. De vrachtwagenheffing. Stikstof. Corona.
Bij elk van die gebeurtenissen zit een moment waarop duidelijk werd dat er iets aankwam, ruim voordat het zich daadwerkelijk voordeed. Netcongestie was geen verrassing voor wie de aansluitingswachtlijsten volgde. De discussie over stikstof liep al jaren voordat de eerste vergunningen erdoor stil kwamen te liggen.
Vragen wat er precies gebeurde in jouw contract, houdt het gesprek bij het dossier. En dossiers verdelen. Een vraag die verder helpt: op welk moment werd dit voorzienbaar en wat deed je op dat moment?
Dat is dezelfde vraag die je vooruit kunt stellen. Welke ontwikkelingen zien we nu al langskomen waarvan we over vijf jaar zeggen dat we het hadden kunnen weten? Arbeidscapaciteit, doorlooptijden van vergunningen, de beschikbaarheid van bepaalde materialen: niemand kan met zekerheid zeggen wat er gebeurt. Maar de signalen zijn er vaak al, ruim voordat ze een probleem worden.
Wat dit vraagt, van beide kanten
Benoemen vooraf is niet alleen een taak voor de opdrachtgever. Wat je als leverancier ziet en niet terugvindt in de aanbestedingsstukken, mag je benoemen en er om duidelijkheid over vragen. Dat is geen zwaktebod. Het is precies het gedrag dat de discussie na gunning voorkomt.
Dat benoemen gaat niet alleen over risico’s. Een leverancier die de markt goed kent, ziet vaak ook kansen die een opdrachtgever nog niet had overwogen: een andere fasering, een technische ontwikkeling die het project makkelijker maakt, een combinatie die niemand had bedacht. Die kansen komen alleen op tafel in een klimaat waarin je elkaar kent en elkaar vertrouwt.
Wie alleen een lijst met eisen deelt, krijgt een lijst met prijzen terug. Wie ook laat zien hoe hij naar de toekomst van het project kijkt, krijgt eerder een partij die meedenkt.
Aan de voorkant kost dat een ongemakkelijk gesprek. Aan de achterkant scheelt het maanden.
Ik ben nieuwsgierig naar de andere kant van dit verhaal: wie heeft er wél een risico benoemd in een inschrijving, en wat gebeurde er toen?
