Door Pieter Overtoom, Rainbow Management
In steeds meer contracten staat dat partijen met elkaar in gesprek blijven als er iets gebeurt. Bijna nooit staat erin wie er dan praat.
Die bepaling is winst, vergeleken met tien jaar geleden. Toen legde een contract vooral vast wie waarvoor verantwoordelijk was, en zweeg het verder over hoe je met elkaar omging als het spannend werd.
Maar zo’n bepaling zegt zelden wanneer de bel gaat, hoe je opschaalt en wat je vastlegt. Achteraf kun je vaststellen dat er is gesproken. Op het moment zelf helpt dat niemand.
Ik noem dit een norm zonder procedure. De verplichting staat er. De praktijk erbij is er meestal niet.
Zes vragen waar het in de praktijk op vastloopt
In mijn werk kom ik telkens dezelfde zes onderdelen tegen. Ik heb er geen sluitend model voor. Ik denk ook niet dat dat bestaat. Wel merk ik dat wie ze langsloopt, snel ziet waar de eigen afspraken nog leeg zijn.
Wie. Degene die aan tafel zit, moet mandaat hebben om te besluiten. De meeste gesprekken lopen vast omdat er twee mensen zitten die niets mogen beslissen.
Wanneer. Niemand wil de eerste zijn die iets aankaart, want dat wordt gelezen als het claimen van een gevolg. Een trigger die neutraal en automatisch afgaat, voorkomt dat het gesprek zelf al een statement wordt. Een drempel, een index, een vast moment.
Waarover. Eerst de feiten vaststellen, dan pas het gevolg. Dat is de moeilijkste stap, want beide partijen weten dat de feitenvaststelling de uitkomst voor een groot deel bepaalt.
Opschalen. Een ladder met niveaus en een klok per trede. En de afspraak dat opschalen geen vijandige daad is. Zonder die afspraak blijven mensen maanden op het verkeerde niveau hangen, uit angst dat opschalen als escalatie wordt gelezen.
Vastleggen. Leg je alles vast, dan wordt elk gesprek dossiervorming en verdwijnt de openheid. Leg je niets vast, dan is er niets om op terug te vallen als het misgaat. Ergens tussen die twee ligt de grens die bij jouw project past.
Als het niet lukt. Een uitweg waarbij het werk doorgaat terwijl de discussie nog loopt. Zonder die uitweg wordt vertraging het drukmiddel van wie er baat bij heeft.
Dat gesprek is niet alleen bedoeld voor het moment dat het misgaat. Dezelfde mensen die weten hoe ze bij een tegenvaller snel tot een besluit komen, hebben elkaar meestal ook geholpen om kansen te zien: een planning die anders kan, een risico dat kleiner is dan gedacht, een ontwikkeling waar je samen op kunt inspelen. Dat lukt alleen als je elkaar al kent voordat het nodig is en weet hoe de ander naar de toekomst kijkt.
Praten is niet beslissen
Een dialoogplicht zonder klok is tandeloos. Praten en beslissen zijn twee verschillende dingen. Wie voordeel heeft bij uitstel, kan eindeloos in gesprek blijven zonder ooit tot een besluit te komen.
In een van mijn vorige artikelen stelde ik de vraag hoe opdrachtgever en opdrachtnemer sneller tot een besluit komen. Bij die vraag hoort een maatstaf: hoeveel tijd zit er tussen het eerste signaal en het besluit? Niet hoe vaak er overleg is geweest. Overleg zonder klok is een vorm van uitstel die zichzelf goedpraat.
Wat dit betekent voor de aanbesteding
De zes vragen hierboven horen niet pas te ontstaan zodra er een geschil is. Ze horen al in de aanbesteding een plek te krijgen, als onderdeel van hoe je samenwerking beoordeelt.
Dat vraagt iets van de aanbesteding zelf. Een dialoogafspraak die alleen op papier staat, is een belofte. Een dialoogafspraak die je kunt beoordelen, met concrete antwoorden op wie, wanneer en hoe je opschaalt, is een onderdeel van de aanbieding waarop je partijen daadwerkelijk kunt vergelijken.
En voor de contracten die al lopen, waarin niets is afgesproken, geldt een andere opgave. Daar is de eerste stap niet het schrijven van een nieuwe bepaling. Het is een gesprek waarin je alsnog samen vastlegt wat je van elkaar verwacht, voordat het verschil van inzicht een geschil wordt.
Waar dit heen moet
Ik heb hierboven geen blauwdruk gegeven, en dat is niet uit bescheidenheid. Wat werkt, verschilt per project, per verhouding en per fase.
Wat in mijn ervaring wel overal geldt, is dat deze afspraken niet ontstaan op het moment dat je ze nodig hebt. Dan is het te laat. Iedereen zit dan al in zijn eigen dossier.
Waar ik in gesprekken met opdrachtgevers en marktpartijen naar zoek, is dus niet het perfecte artikel in het contract. Het is de vraag of we deze zes dingen al eens hardop tegen elkaar hebben gezegd en of we het antwoord kennen als het straks nodig is.
Van de zes hierboven: welke is in jouw contracten het vaakst niet geregeld? Bij mij is dat het mandaat.
Een contract is een middel. Het begint met contact. Dat geldt net zo goed voor het moment waarop het al is gesloten.
