Door Pieter Overtoom, Rainbow Management
Het duurste onderdeel van een onvoorziene gebeurtenis is meestal niet de gebeurtenis zelf. Het is de tijd die we nemen om erover te besluiten.
Stijgende energieprijzen. Netcongestie. De invoering van de vrachtwagenheffing. Grondprijzen die verschuiven, doorlooptijden die oplopen. Er gebeurt genoeg in een project dat niemand vooraf had ingepland.
Zodra zoiets zich voordoet, gaat de discussie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zelden over de feiten. Dat de brandstofprijs is gestegen, weet iedereen. De discussie gaat over iets anders: op welk moment werd dit voorzienbaar, en wie draagt het gevolg.
Dat gesprek duurt vaak maanden. Soms langer. Allebei bouwen intussen een dossier op. Het werk staat stil. De rekening loopt op voor beide kanten, wie hem straks ook betaalt.
Ik zie dit gesprek al jaren terugkomen, in allerlei projecten en in allerlei vormen. En ik denk dat we het op de verkeerde manier voeren.
Een verdelend gesprek en een gedeeld gesprek
Wie draagt het gevolg, is een verdelend gesprek. Er staat geld op het spel. Belangrijker nog: er staat een relatie op het spel. Dat gesprek voer je niet vrijuit met een partij die morgen weer je wederpartij moet zijn.
Dus wordt het voorzichtig. Er komen dossiers bij, correspondentie die achteraf iets moet bewijzen. Dat indekken kost tijd. Precies daar verdwijnt het geld, niet in de uitkomst van de discussie zelf.
Er is een andere vraag, en die stellen we te weinig: hoe komen we sneller tot een besluit?
Die vraag is gedeeld. Vertraging kost beide kanten geld, wie er ook betaalt. Een opdrachtnemer die stilligt, verliest capaciteit die hij elders had kunnen inzetten. Een opdrachtgever die wacht, ziet zijn planning verschuiven en zijn budget onder druk komen. Over die vraag kun je wel eerlijk praten, ook met de partij tegenover je.
Twee vragen die door elkaar lopen
In het dagelijkse gesprek lopen twee vragen door elkaar, en dat maakt het ingewikkelder dan het moet zijn.
De eerste: had je dit kunnen zien aankomen? De tweede: heb je er in het contract iets over afgesproken?
De bekende impasse, “dat had je kunnen weten” tegenover “er staat niets over in het contract”, komt precies uit die verwarring. Beide partijen hebben gelijk. Alleen niet over hetzelfde.
Het lastige aan de eerste vraag is dat ze achteraf altijd makkelijker te beantwoorden is dan vooraf. Met de kennis van nu is bijna alles voorzienbaar geweest. Dat maakt “dat had je kunnen weten” een oneerlijk verwijt op het moment dat het valt. En een verwijt waar je op dat moment weinig aan hebt. Je kunt niet met terugwerkende kracht iets afspreken.
De tweede vraag kun je wel aan de voorkant regelen. Een contract voorziet nooit elke gebeurtenis. Wat het wel kan, is voorzien in een manier van omgaan met het onvoorziene.
Contact voor contract, opnieuw
Ik schreef eerder dat een contract drie lagen heeft. De papieren laag van voorwaarden en specificaties. De organisatorische laag van rollen en besluitvorming. En de laag die het zwaarste werk doet zodra het spannend wordt: de psychologische laag van vertrouwen en verwachtingen.
Die derde laag bepaalt of je er samen snel uitkomt op het moment dat zich iets onvoorziens voordoet. En die laag bouw je niet tijdens de crisis. Die bouw je ervoor.
Dat vertrouwen dient niet alleen het moment waarop het misgaat. Het dient ook het gesprek dat we te weinig voeren: hoe kijk jij naar wat er aankomt, en hoe kijk ik daar naar? Waar jij een risico ziet, zie ik soms een kans. En andersom.
Opdrachtgevers en opdrachtnemers voeren dat gesprek meestal pas als er al iets is gebeurd. Een klimaat waarin je elkaar eerder leert kennen, maakt het een stuk makkelijker. Niet alleen wat de ander levert, maar hoe de ander naar de toekomst kijkt.
Wat dit kost als we niets veranderen
Overheden en marktpartijen krijgen te maken met steeds meer onzekerheid. Energie, netcongestie, heffingen, materiaalprijzen, doorlooptijden van vergunningen. Elke keer
opnieuw het gevecht voeren over wie het gevolg draagt, kost tijd die geen van beide partijen kan missen.
Onvoorziene gebeurtenissen horen bij ieder project van enige omvang. Ze zijn niet te vermijden. De snelheid waarmee je er samen uitkomt, bepaalt hoeveel ze kosten.
Dus de vraag die ik graag zou stellen: hoeveel tijd zat er in jouw laatste project tussen het eerste signaal en het besluit? En waar liep het vast?
