In gesprek met de moeilijke stakeholder

In gesprek met de moeilijke stakeholder

Elke omgevingsmanager zal zeggen dat het gesprek met stakeholders belangrijk is. Dat stakeholders belangrijke inzichten hebben, lokale kennis hebben en plannen simpelweg beter maken. En dat vinden we ook allemaal echt, totdat…

Het om die ene moeilijke stakeholder gaat.

Die ene die tegen elk idee lijkt te zijn. Degene die roept dat je niet aan participatie doet op het moment dat je het een keer niet met hem of haar eens bent. De notoire klager. Laten we eerlijk zijn, elk project heeft minstens een zo’n stakeholder. En omdat we niet alleen omgevingsmanagers, maar ook gewoon mensen zijn, kan het instinct zijn om deze stakeholders te vermijden. Als we de plannen niet voorleggen, dan kunnen ze ook niet tegen zijn. Of we schieten in de verdediging. Er is goed nagedacht over de plannen die we hebben, dus wie is hij/zij om er iets van te vinden? Wij weten het wel beter. Opeens gaan al die mooie uitspraken over het belang van stakeholders het raam uit.

Dus hoe kunnen we het beter doen? Hoe gaan we het gesprek goed aan met deze stakeholders?

Tip 1: Stel het niet uit

Zoek zo snel mogelijk contact. Natuurlijk moet je soms laten landen wat er speelt, maar doe dit kort. Hoe langer je een issue laat sudderen, hoe groter het wordt. Voor jezelf én de stakeholder.

Tip 2: Stel je kwetsbaar op

Heb je iets over het hoofd gezien of een fout gemaakt? Geef dat dan gewoon toe. Dan kan je met elkaar een oplossing zoeken, in plaats van blijven discussiëren.  

Tip 3: Bouw een relatie op

Je mag ervan uitgaan dat niemand klaagt omdat het zijn of haar hobby is. Vaak zit daar iets achter. Probeer erachter te komen wat er echt aan de hand is. Biedt een luisterend oor en vraag door. En bouw dan een relatie op. Dat hoeft niet eens over het project te gaan. Misschien ben je allebei groot voetbalfan, ook dat draagt bij aan de relatie. En doe dat fysiek, want als je alleen een stem aan de telefoon bent (of zelfs een anoniem e-mailadres) kan je geen relatie opbouwen. Daarnaast kan het ook helpen om duidelijk te maken wat er aan de hand is.

Tip 4: De pijn verminderen

Zoek naar een manier om het beter te maken. Geef duidelijk aan wat niet kan, maar pak de dingen op waar ruimte voor is. Ook als het klein is. Koppel terug over de acties die zijn opgepakt.

Tip 5: De fysieke setting

Denk na over waar je afspreekt. Neutraal terrein kan beter zijn dan in je eigen kantoor. En een wandeling door het projectgebied is misschien beter dan ergens in een hok zitten. Hou wel rekening met wat de ander fijn vindt.

Bonus

Denk na over de manier waarop je praat over deze stakeholder. Door het bestempelen van een stakeholder als moeilijk, vervelend of naar, beïnvloed je je eigen beeld en dat van je team van zo’n persoon. Dat helpt eigenlijk nooit.

Kan je iets met deze tips? Hoe ga jij om met moeilijke stakeholders?