Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is het beheersen van de afspraken tussen partijen, die zijn vastgelegd in een overeenkomst. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen afspraken worden gewijzigd. Belangrijk bij contractmanagement is dat de verwachtingen bij beide partijen duidelijk zijn en communicatie goed blijft verlopen, ook bij gewijzigde afspraken

Waarom contractmanagement?

Bij alle soorten projecten is het belangrijk om transparantie en duidelijkheid te creëren. Een veelvoorkomend probleem bij projecten zijn de verschillen in het verwachtingspatroon, van zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer. Een praktisch voorbeeld hiervan is de interpretatie van de scope van de overeenkomst. Wanneer dit niet overeenkomt, belemmert dit de realisatie van het projectdoel. Contractmanagement reduceert de verschillen in interpretatie tot een acceptabel niveau. Contractmanagement is belangrijk, omdat onvoldoende sturing op een overeenkomst kan leiden tot hogere kosten, meer administratie, een onvoorspelbaar besluitvormingsproces, onoverzichtelijkheid van kosten en additionele verplichtingen.

Hoe?

Een contract is een middel, het gezamenlijk doel is de basis. Het zorgen en behouden van de focus, richten op de elementen in het proces die succesvol kunnen zijn, en signaleren van zaken die nog kunnen worden ontwikkeld. Kritisch kijken naar de organisatie, procurement, risicoprofielen en samenwerkingsverbanden; alle aspecten dienen zodanig te worden ingevuld dat een optimale dienstverlening kan worden aangeboden en het contract een bepaalde mate van bewegingsruimte biedt binnen samenwerkingen om tot het gewenste resultaat te komen.

Voor wie is contractmanagement relevant?

In de basis dient een contract goed te zijn afgestemd met de algemene voorwaarden. De algemene voorwaarden blijken doorgaans een zeer hoge complexiteit te hebben. De contractmanager zorgt dat, binnen de scope en voorwaarden, het contract wordt uitgevoerd. Contractmanagement is zowel voor diensten, leveringen als aanneming van werk toepasbaar. Het zorgt voor meer bewegingsruimte voor alle partijen, waardoor de samenwerking versterkt en risico’s worden beperkt. Is er bijvoorbeeld sprake van aanneming van werk, dan gelden doorgaans de voorwaarden UAV-2012 of UAV-GC 2015. Bij diensten zijn dat de voorwaarden van ARVODI (Rijksvoorwaarden) of DNR (algemeen). Voor leveringen, zoals automatisering, geldt onder andere de ARBIT. Voor internationale contracten worden ook veelal de standaard voorwaarden van de FIDIC gehanteerd.

Herkent u een van onderstaande situaties?

• Is het contract ingehaald door de werkelijkheid?
• Is er weerstand bij partijen?
• Is de scope onduidelijk?
• Verloopt het project geforceerd?
• Interpretatieverschillen in eisen
• Onvoorspelbaarheid in levering?
• Onduidelijke of afwijkende verwachting bij partijen
• Ontbreekt de focus?
• Komen er te veel Verzoeken tot Wijziging (VTW’s)
• Op zoek naar helderheid?

Dan kan het verstandig zijn om een contractmanager in te schakelen. Door risicoprofielen inzichtelijk te maken en wederzijds begrip te creëren voor de gemaakte afspraken, wordt transparantie en duidelijkheid gecreëerd. Het is tenslotte lastig om goed met elkaar of met een situatie om te gaan, wanneer je elkaar niet begrijpt.