fbpx

Contractmanagement

 

Contract getekend en toch onvoorziene situaties; hoe ga je hiermee om als uitvoerende partij? ?

We kunnen er niet omheen: bij een tender komen voorwaarden om de hoek kijken. Voor bescherming van de opdracht, maar ook van de betrokken partijen. Maar hoe goed je de voorwaarden ook vastlegt, tijdens de uitvoering van een project kun je te maken krijgen met onvoorziene situaties, die meer- of minderkosten met zich meebrengen. Wat wordt er dan door de opdrachtgever van een expert verwacht? En wat vindt een expert de juiste aanpak op basis van kennis en ervaring? Wanneer die inzichten niet met elkaar overeenkomen, ontstaat mogelijk een discussie.

 

Selectiemethodiek vs. contract

Om de best passende partij te selecteren bij een aanbesteding, kunnen verschillende selectiemethodieken, zoals Best Value Procurement (BVP), worden ingezet. Een selectiemethodiek geeft richting aan de inschrijving en is daarmee, als inschrijvingsdocument, onderdeel van een contract. Bij de toekenning van een tender aan de beste partij, wordt het definitieve contract opgesteld, dat o.a. het totaalbedrag van het project en alle overeengekomen afspraken bevat.
Door de afbakening van voorwaarden lijkt het logisch dat eventuele meerkosten tijdens de uitvoering verklaarbaar zijn. Dat is echter niet altijd het geval.

BVP gaat namelijk ook uit van de expertise van de ingehuurde partij. De expert en de aanbesteder kunnen een verschil van inzicht hebben omtrent de gewenste uitvoering, ondanks duidelijke voorwaarden in het contract. Neem bijvoorbeeld een aannemer, die tijdens een project voor de verkeersveiligheid op de weg moet zorgen. De aannemer houdt zijn werkwijze aan binnen de wettelijke regelgeving op basis van kennis en ervaring, de opdrachtgever houdt echter andere minimumstandaarden aan. Beide manieren zijn acceptabel, maar de opdrachtgever wil dat zijn voorwaarden worden aangehouden. De vraag ontstaat dan welke standaarden leidend zijn en wie de extra kosten gaat dragen.

 

Behoud ruimte voor ontwikkelingen

Wij pleiten voor een helder onderscheid tussen de selectiemethodiek en het contract. De selectiemethodiek is van belang in de selectiefase en heeft geen rol in de uitvoering. Voor de uitvoering is een duidelijk contract noodzakelijk, waarin eenduidige eisen worden gesteld. Een aannemer moet hierbij, als expert, de ruimte krijgen om het werk naar eigen inzicht het beste uit te kunnen voeren. Tijdens de aanbesteding is tenslotte bewezen dat diegene de beste gegadigde is voor het project. Zorg samen dan ook voor een contract met vooral functionele specificaties en waarbij ruimte wordt behouden voor ontwikkelingen gedurende het proces. Dit voorkomt veel spanning en laat het proces vloeiender verlopen.

Ben je op zoek naar meer informatie over aanbestedingen en opdrachten na een gunning? Neem dan contact met ons op!