Contractmanagement
Inkoop en contractmanagement: 1 + 1 = 3
Tijdens een tenderprocedure lopen de activiteiten van inkopers en contractmanagers vaak parallel en worden te weinig efficiënte verbindingen gelegd. Dit kan resulteren in onduidelijkheden en andere verwachtingen tijdens de uitvoering van een project. Van de tenderfase tot de realisatie van een project; een strakke planning, bewaking van kwaliteit en goede communicatie zorgen voor een vloeiend verloop van het proces. Door de contractmanager aan te laten sluiten bij de inkoopprocedure, kan vooraf veel worden ondervangen en worden onnodige verrassingen voorkomen.
Inkoopprocedure
Tijdens de inkoopfase gaat de inkoper op zoek naar de beste opdrachtnemer voor een project. Over het algemeen worden hierbij de zeven stappen van het professioneel inkoopproces aangehouden: Inkoopvoorbereiding, Specificeren, Selecteren, Contracteren, Bestellen, Gebruiken en bewaren en Nazorg (Prof. Dr. Arjan van Weele, 1988).
Er worden voorwaarden en wensen aangegeven in de tendervraag, zodat gegadigden exact weten wat de verwachtingen zijn. De inkoper houdt hierbij echter niet altijd rekening met de effecten op uitvoering en niet alle afspraken over de uitvoering worden in het voortraject vastgelegd. De inkoper heeft namelijk als taak om de best passende partij voor een project te vinden en baseert die keuze op prestatie-informatie en prijs, niet op mogelijke onvoorziene situaties, die in de uitvoering kunnen ontstaan en een oplossing nodig hebben.
Rol contractmanager
Contractmanagers haken vaak pas aan in de tenderprocedure na het sluiten van de overeenkomst. Zij volgen de inkoper op in het contact met de opdrachtnemer, om ervoor te zorgen dat de afspraken uit de overeengekomen opdracht op de juiste manier worden nagekomen. Maar die afspraken met de inkoper kunnen verschillen met de verwachtingen van de contractmanager over de uitvoering van en de gevolgen voor een project. Hierdoor kan onduidelijkheid ontstaan in de uitvoerende fase. Grijze gebieden binnen een overeenkomst worden dan cruciaal en kunnen een project vertragen en hinderen.
Combinatie van toegevoegde waarde
We zien dus dat het combineren van de rollen van inkoper en contractmanager, tijdens de inkoopfase, een sterke toegevoegde waarde geeft aan de mate van succes van een project. Door de contractmanager tijdig aan te laten sluiten in gesprekken om zijn visie te delen over de opdracht en het procesverloop, kunnen gezamenlijke belangen en doelen in een vroeg stadium worden vastgesteld. Tijdens de inkoopfase kan de contractmanager de doelen toetsen op de gegadigden om zo, samen met de inkoper, de juiste keuze te maken. Bundel krachten voor het beste resultaat!
Rainbow Management begeleidt tenderprocessen en durft buiten vaste kaders te denken om zo het beste resultaat te bereiken. Benieuwd of wij iets voor u kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op!